Nota fiscal do MEI: quando é obrigatória e como emitir

A regra da nota fiscal do MEI depende de quem é o cliente:

Vendeu ou prestou serviço para…	Precisa de nota?
Empresa (qualquer CNPJ, inclusive outro MEI)	Sim, obrigatória
Órgão público (prefeitura, escola pública, autarquia)	Sim, obrigatória
Pessoa física (consumidor final)	Não, a menos que o cliente peça
Empresa que emitiu nota de entrada da sua mercadoria	Não, a nota da empresa já vale

Exemplo: um mês real

Uma designer gráfica teve estes clientes em outubro:

Cliente	Tipo	Valor	Nota obrigatória?
Padaria (CNPJ)	Empresa	R$ 1.200,00	Sim
Clínica (CNPJ)	Empresa	R$ 1.500,00	Sim
Prefeitura	Órgão público	R$ 900,00	Sim
10 pessoas físicas (convites, logos)	PF	R$ 150,00 cada = R$ 1.500,00	Não

• Notas obrigatórias: R$ 1.200,00 + R$ 1.500,00 + R$ 900,00 = R$ 3.600,00 em 3 notas
• Vendas sem nota obrigatória: R$ 1.500,00
• Faturamento do mês: R$ 3.600,00 + R$ 1.500,00 = R$ 5.100,00
• DAS do mês: R$ 86,05, o mesmo com 3 notas ou com 13 notas

O DAS não muda com a quantidade de notas. Emitir nota para todo mundo não custa nada a mais e deixa o seu faturamento comprovado, o que ajuda na hora de comprovar renda ou pedir crédito.

Nota de serviço: o Emissor Nacional (NFS-e)

Desde 1º de setembro de 2023, o MEI prestador de serviço emite a nota pelo Emissor Nacional da NFS-e, o sistema único do governo federal. Não importa a cidade: o sistema é o mesmo no país inteiro, e a prefeitura recebe os dados automaticamente.

Primeiro acesso

1. Acesse nfse.gov.br e clique em Emissor Nacional, ou baixe o app NFS-e Mobile.
2. Entre com a sua conta gov.br. Contas nível prata ou ouro têm menos travas.
3. Confirme os dados do CNPJ que aparecem na tela.
4. Cadastre os serviços que você mais presta. Isso economiza tempo nas próximas notas.

Emitindo a nota

1. Clique em Emitir NFS-e.
2. Informe a data da prestação do serviço.
3. Preencha o tomador (cliente): CNPJ ou CPF, nome e endereço. Com CNPJ, os dados costumam vir preenchidos.
4. Escolha o código de tributação nacional do serviço e o município onde ele foi prestado.
5. Escreva uma descrição clara, por exemplo: “Criação de identidade visual: logotipo e cartão de visita”.
6. Informe o valor total do serviço.
7. Revise e clique em Emitir. Baixe o PDF (DANFSe) ou copie o link para enviar ao cliente.

Errou a nota?

O próprio Emissor Nacional tem a opção de cancelar ou substituir a nota. Faça isso o quanto antes: depois de certo prazo, o cancelamento pode precisar de análise.

Nota de produto: NF-e da Sefaz

Quem vende mercadorias emite a NF-e (ou a NFA-e, nota avulsa) pelo sistema da Secretaria da Fazenda do seu estado. Em geral, é preciso ter inscrição estadual ativa. Cada estado tem o seu emissor e as suas exigências de cadastro, e alguns pedem certificado digital. Consulte o site da Sefaz do seu estado.

Nota fiscal e dinheiro: o elo que falta

A nota prova a venda, mas o dinheiro precisa cair no lugar certo. O ideal:

• O cliente paga no CNPJ (Pix com chave do CNPJ, maquininha no CNPJ, boleto da conta PJ).
• A nota sai com o mesmo valor que caiu na conta.
• No fim do mês, a soma das notas mais as vendas sem nota bate com o extrato da conta PJ.

Quando o dinheiro cai no CPF, essa conferência se perde. Veja os riscos em a Receita soma o Pix do CPF com o do CNPJ? e como organizar em como separar o dinheiro pessoal do MEI.

Erros comuns na nota do MEI

1. Emitir com o valor errado. A nota deve ter o mesmo valor cobrado do cliente. Se houve desconto, emita com o valor final pago.
2. Descrição genérica. “Serviços prestados” não diz nada. Descreva o que foi feito, o período e, se for o caso, o número do orçamento aprovado.
3. Código de serviço errado. O código de tributação nacional precisa combinar com a atividade do seu CNPJ. Cadastre os serviços favoritos uma vez e use sempre os mesmos.
4. Deixar para depois. Nota emitida semanas após o pagamento confunde o seu controle mensal. Emita no mesmo dia em que receber.
5. Esquecer a nota para outro MEI. Outro MEI também tem CNPJ. Para ele, a nota é obrigatória.

Na ponta do lápis: se a designer do exemplo esquecesse a nota da clínica (R$ 1.500,00), o faturamento dela continuaria sendo de R$ 5.100,00. A única diferença é que o cliente ficaria sem documento para lançar a despesa, e ela, sem prova da venda.

O que guardar

O MEI deve guardar por 5 anos:

• as notas fiscais emitidas;
• as notas fiscais de compras (mercadorias, material, insumos);
• o Relatório Mensal de Receitas Brutas.

São esses documentos que comprovam o faturamento declarado na DASN-SIMEI e as despesas que reduzem o seu Imposto de Renda.

Resumo

• Empresa ou órgão público: nota obrigatória.
• Pessoa física: dispensada, a não ser que peça.
• Serviço: Emissor Nacional da NFS-e. Produto: Sefaz do estado.
• O DAS não muda com o número de notas.
• Tudo entra no faturamento. Acompanhe o limite na calculadora.